Tạm ứng lương cho nhân viên: luật quy định gì và cách quản lý không rối sổ

Ở các quán ăn, cửa hàng, tạm ứng lương gần như là chuyện hằng tuần: “Chị ơi cho em ứng 500 tiền nhà”. Cho thì dễ, theo dõi mới khó — đến cuối tháng mới phát hiện một bạn đã ứng 3 lần mà không ai ghi. Bài này tóm tắt luật nói gì về tạm ứng lương, và cách đặt quy định tạm ứng để vừa giúp được nhân viên vừa không rối sổ sách.

Luật nói gì về tạm ứng?

Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

• Người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện hai bên thoả thuận và không bị tính lãi.
• Người sử dụng lao động phải cho tạm ứng tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 1 tuần trở lên, nhưng tối đa không quá 1 tháng lương (và người lao động phải hoàn trả, trừ trường hợp nhập ngũ).
• Khi nghỉ hằng năm, người lao động được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ.

Ngoài các trường hợp bắt buộc trên, tạm ứng là chuyện thoả thuận — bạn có quyền đặt điều kiện, hạn mức, miễn là rõ ràng và áp dụng như nhau.

Một quy định tạm ứng nên có những gì

1. Hạn mức: ví dụ tối đa 50% lương đã làm được tính đến ngày ứng. Không nên cho ứng vượt số tiền nhân viên đã làm ra — nếu họ nghỉ ngang, bạn rất khó thu lại.
2. Số lần trong kỳ: 1–2 lần/tháng là đủ để không biến kế toán thành quầy giao dịch.
3. Ngày chốt: ứng sau ngày 25 thì trừ vào kỳ sau, hay vẫn trừ kỳ này? Ghi rõ.
4. Ai duyệt, ai chi: quản lý cửa hàng duyệt, chủ hoặc kế toán chi. Hai bước tách nhau giúp tránh “tự duyệt tự lấy”.
5. Cách trừ: trừ toàn bộ vào phiếu lương của kỳ, hiện thành một dòng riêng để nhân viên tự đối chiếu.

Những lỗi hay gặp

• Tạm ứng bằng tiền mặt trong két, không ghi. Cuối tháng két hụt, không ai nhớ ai đã lấy.
• Duyệt rồi nhưng chưa chi, hoặc chi rồi nhưng chưa ghi là đã chi — sang kỳ lương, khoản đó bị trừ hai lần hoặc không bị trừ.
• Trừ nhầm kỳ: ứng ngày 30/9 nhưng kế toán đã chốt lương tháng 9 từ ngày 28.
• Không có hạn mức: người mới vào 1 tuần đã ứng gần hết tháng lương.

Theo dõi tạm ứng trên điện thoại

Trong CTAS Work, nhân viên gửi đơn tạm ứng ngay trên app, chọn kỳ lương sẽ trừ. Bạn đặt chính sách tạm ứng — có hoặc không giới hạn, hạn mức theo phần lương đã làm. Quản lý duyệt; người phụ trách chi ghi nhận đã chi. Khi chốt lương, khoản tạm ứng tự hiện trên phiếu lương của đúng kỳ, và màn chốt lương sẽ cảnh báo những khoản đã duyệt mà chưa chi để bạn xử lý trước khi trả lương.

Nhân viên cũng thấy rõ mình đã ứng bao nhiêu, còn lĩnh bao nhiêu — đỡ được rất nhiều tin nhắn hỏi lại. Tải CTAS Work để thử.

Bài viết mang tính tham khảo, dựa trên Bộ luật Lao động 2019.