Chọn phần mềm đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ: 7 tiêu chí và checklist

Khi doanh nghiệp có vài chục nhân viên, việc đào tạo bằng cách “người cũ chỉ người mới” bắt đầu lộ giới hạn: mỗi chi nhánh dạy một kiểu, quản lý mất nhiều giờ dạy lại cùng một nội dung, và không ai biết chắc nhân viên đã nắm quy trình tới đâu. Lúc đó, nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu tìm phần mềm đào tạo nội bộ hay một hệ thống LMS doanh nghiệp. Vấn đề là phần lớn LMS được thiết kế cho công ty lớn, có phòng đào tạo riêng và nhân viên ngồi máy tính cả ngày. Doanh nghiệp nhỏ, nhất là cửa hàng và chuỗi F&B, cần những tiêu chí khác. Bài này gợi ý cách chọn.

Trước khi so sánh phần mềm: xác định nhu cầu thật

Hãy trả lời ba câu hỏi trước khi xem bất kỳ bảng giá nào:

1. Ai sẽ học? Nhân viên văn phòng có máy tính, hay nhân viên ca chỉ có điện thoại?
2. Ai sẽ soạn? Một phòng đào tạo chuyên trách, hay chính chủ cửa hàng và quản lý ca trong lúc rảnh?
3. Bạn muốn biết điều gì? Chỉ cần biết ai đã học xong, hay cần gắn kết quả học với đánh giá, thưởng, lương?

Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ, câu trả lời là: người học dùng điện thoại, người soạn là chủ hoặc quản lý bận rộn, và kết quả học nên đi cùng việc quản lý nhân sự hằng ngày. Các tiêu chí dưới đây dựa trên bối cảnh đó.

7 tiêu chí chọn phần mềm đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ

1. Học tốt trên điện thoại

Nếu nhân viên phải mở máy tính mới học được, họ sẽ không học. Hãy kiểm tra có ứng dụng học trên điện thoại cho cả iPhone và Android không, video có phụ đề không, và có nhớ chỗ đang học dở không.

2. Cách tính tiền: theo đầu người hay theo gói

Nhiều phần mềm tính tiền theo số người học mỗi tháng. Với ngành có biến động nhân sự cao như F&B và bán lẻ, chi phí này khó dự đoán và tăng theo mỗi đợt tuyển. Hãy hỏi rõ: nhân viên nghỉ việc có còn bị tính tiền không, thêm người có phải nâng gói không.

3. Soạn khoá nhanh từ tài liệu có sẵn

Bạn đã có PowerPoint, PDF, video điện thoại, bảng câu hỏi Excel. Phần mềm tốt phải cho tận dụng chúng thay vì bắt làm lại từ đầu: nhập PDF, nhập câu hỏi từ Excel, tải video dễ dàng.

4. Bài kiểm tra và điều kiện hoàn thành

Xem video xong không có nghĩa là đã hiểu. Cần bài kiểm tra có điểm đạt, và tốt hơn nữa là khoá được chương sau cho tới khi đạt chương trước.

5. Giao khoá và báo cáo tiến độ

Giao theo người, theo phòng ban hay chi nhánh, có hạn hoàn thành, có báo cáo ai đã xong, ai còn dở. Đây là phần giúp quản lý bớt đi hỏi từng người.

6. Gắn với chấm công, nhân sự và lương

Nếu danh sách nhân viên trong phần mềm đào tạo tách rời với phần mềm chấm công, bạn sẽ phải cập nhật hai nơi mỗi lần có người vào, người nghỉ, người chuyển chi nhánh. Một hệ thống dùng chung dữ liệu nhân sự giúp giao khoá đúng người, và mở ra khả năng gắn thưởng học tập vào lương.

7. Chi phí lưu trữ video

Video chiếm phần lớn dung lượng. Hỏi rõ gói gồm bao nhiêu dung lượng, vượt thì mua thêm thế nào, và chi phí phát video có tính riêng không.

Bảng checklist chọn LMS doanh nghiệp

In bảng này ra và dùng khi tìm hiểu từng phần mềm:

Tiêu chí	Câu hỏi nên hỏi
Học trên điện thoại	Có app iPhone và Android? Video có phụ đề? Có nhớ vị trí đang học?
Cách tính tiền	Tính theo đầu người hay theo gói? Nhân sự biến động thì chi phí thay đổi ra sao?
Soạn nhanh	Nhập được PDF, câu hỏi Excel? Có trình soạn slide sẵn?
Kiểm tra	Có điểm đạt, giới hạn thời gian, khoá chương sau?
Giao khoá	Giao theo người, phòng ban, quy tắc tự động? Có hạn hoàn thành?
Báo cáo	Xem được tiến độ từng người, từng khoá?
Gắn nhân sự – lương	Dùng chung danh sách nhân viên với chấm công? Gắn thưởng vào lương được không?
Lưu trữ video	Gói gồm bao nhiêu GB? Mua thêm thế nào?
Cập nhật khoá	Sửa khoá thì người đang học có bị xáo trộn không?
Nội dung có sẵn	Có mua được khoá làm sẵn để giao cho nhân viên không?

CTAS đáp ứng các tiêu chí này thế nào?

CTAS không phải lựa chọn duy nhất, và bạn nên tự so sánh bằng bảng trên. Dưới đây là cách bộ sản phẩm CTAS trả lời từng câu hỏi:

• Học trên điện thoại: nhân viên học trong tab Học tập của CTAS Work hoặc ứng dụng CTAS Learn (iPhone/iPad và Android); video có phụ đề, nhớ vị trí đang xem.
• Cách tính tiền: gói CTAS Studio 990.000đ/tháng hoặc 9.490.000đ/năm, giá cố định cho cả tổ chức với tới 60 học viên và 20 phòng ban; cần nhiều hơn thì CTAS Studio Enterprise theo hợp đồng. Đang dùng CTAS Work thì gói Studio giảm 20% khi mua trên web.
• Soạn nhanh: CTAS Studio có trình soạn slide, nhập PDF thành slide, tải video kèm phụ đề, nhập câu hỏi từ Excel/JSON.
• Kiểm tra: bài kiểm tra có điểm đạt, giới hạn thời gian, khoá chương sau tới khi đạt.
• Giao khoá và báo cáo: giao theo người, phòng ban, quy tắc giao tự động; có hạn hoàn thành và báo cáo tiến độ. Giao khoá cho nhân sự CTAS Work cần tính năng Network của gói Work (từ gói Growth).
• Gắn nhân sự – lương: dùng chung danh sách nhân sự với CTAS Work; doanh nghiệp có thể gắn thưởng hoàn thành khoá vào lương.
• Lưu trữ video: gói Studio gồm 50 GB; mua thêm 50 GB (249.000đ/tháng) hoặc 200 GB (890.000đ/tháng).
• Cập nhật khoá: mỗi lần phát hành là một bản cố định; người đang học giữ nguyên phiên bản của mình.
• Nội dung có sẵn: mua suất các khoá trên sàn CTAS Course để giao cho nhân viên.

Gợi ý cách thử

Đừng chọn phần mềm chỉ qua bảng tính năng. Hãy soạn một khoá nhỏ – chẳng hạn quy trình mở ca với ba video và một bài kiểm tra – giao cho vài nhân viên và xem họ có thật sự học không. Bài Đào tạo nhân viên mới bằng khoá học trực tuyến có hướng dẫn từng bước, còn bài Microlearning cho nhân viên làm theo ca giúp bạn chia nội dung cho vừa.

Muốn biết CTAS hỗ trợ đào tạo nội bộ ra sao? Xem trang ctas.vn/vi/course, hoặc học thử khoá miễn phí CTAS Work – Hướng dẫn sử dụng cho nhân sự để thấy trải nghiệm của nhân viên.