Phần mềm chấm công cho quán cà phê: 7 điều cần có trước khi chọn

Quán cà phê có những đặc thù mà nhiều phần mềm chấm công “cho doanh nghiệp” không tính đến: nhân viên phần lớn là part-time, ca thay đổi theo tuần, giờ đông giờ vắng chênh nhau nhiều, và chủ quán thường không ngồi ở quán cả ngày. Bài này liệt kê những gì một phần mềm chấm công cho quán cà phê cần làm được, để bạn so sánh trước khi chọn.

1. Chấm công bằng điện thoại của nhân viên

Máy chấm công vân tay rẻ, nhưng cần đặt chỗ cố định, hay lỗi khi tay ướt (pha chế mà!), và dữ liệu phải rút ra máy tính. Chấm công bằng điện thoại thì nhân viên bấm ngay tại quầy, dữ liệu về thẳng hệ thống. Điều kiện: phải có cách xác nhận nhân viên đang ở quán — bằng vị trí GPS trong bán kính quanh quán, hoặc bằng Wi-Fi của quán.

Nếu quán bạn nằm trong trung tâm thương mại, GPS hay lệch; hãy chọn phần mềm hỗ trợ xác thực Wi-Fi. Xem thêm: chấm công GPS và Wi-Fi hoạt động thế nào.

2. Xếp ca linh hoạt

Phần mềm cần cho bạn tạo mẫu ca, xếp nhiều ca trong một ngày, ca qua đêm, và sao chép lịch tuần trước. Tốt hơn nữa nếu nhân viên tự đăng ký ca và gửi đơn đổi ca trên app.

3. Tính lương theo giờ, có tăng ca và giờ đêm

Đa số nhân viên quán cà phê hưởng lương theo giờ. Phần mềm phải tự tách giờ thường, giờ làm thêm, giờ đêm sau 22:00, và cộng phụ cấp ca. Nếu phần mềm chỉ xuất “tổng giờ” rồi bạn vẫn phải tính lương bằng Excel, bạn mới giải quyết được một nửa vấn đề.

4. Đơn từ trên app

Xin nghỉ, xin đổi ca, quên chấm công, tạm ứng — tất cả nên đi qua app với người duyệt rõ ràng, thay vì nằm rải rác trong nhóm Zalo.

5. Chủ quán xem được từ xa

Bạn ở nhà vẫn biết hôm nay ai đã vào ca, ai trễ, ai chưa đến. Nếu có 2–3 chi nhánh, mỗi quản lý chỉ thấy quán của mình còn bạn thấy hết.

6. Nhân viên tự xem công, phép, lương tạm tính

Đây là tính năng nhỏ nhưng tiết kiệm rất nhiều thời gian: không còn ai nhắn hỏi “em còn mấy ngày phép”, “tháng này em được bao nhiêu”.

7. Chi phí và thời gian thiết lập

Hỏi rõ: tính phí theo số nhân viên hay theo cửa hàng, có phí cài đặt không, có phải mua thiết bị không, và mất bao lâu để chạy được. Một quán nhỏ không nên mất cả tuần chỉ để cài phần mềm.

Bảng kiểm nhanh

• ☐ Chấm công bằng điện thoại, có GPS hoặc Wi-Fi
• ☐ Mẫu ca, ca qua đêm, sao chép tuần
• ☐ Lương theo giờ, tăng ca, giờ đêm, phụ cấp
• ☐ Đơn nghỉ, đổi ca, tạm ứng trên app
• ☐ Xem từ xa, phân quyền theo chi nhánh
• ☐ Nhân viên tự xem công, phép, lương
• ☐ Dùng trên iPhone, Android và máy tính
• ☐ Có dùng thử trước khi trả tiền

CTAS Work dành cho quán như của bạn

Chúng tôi làm CTAS Work sau khi ngồi cùng nhiều chủ quán cà phê, quán ăn — nên danh sách trên cũng chính là những gì CTAS Work làm được: chấm công GPS/Wi-Fi, xếp ca, lương theo giờ tự tách tăng ca và giờ đêm, đơn từ, xem từ xa nhiều chi nhánh, chạy trên iPhone, Android và web. Gói nào cũng có đủ tính năng vận hành, khác nhau ở số cửa hàng, số nhân sự — xem bảng giá.

Tải CTAS Work và dùng thử đầy đủ tính năng với quán của bạn.